催事を成功させるために理解しておきたい貸会議室の知識

催事会場として利用する貸会議室の強み!

あらゆる用途に対応できる便利な貸会議室のニーズが高まっています。複数の社員が入れるような小さな会議室があっても、100人以上の人数を収容できるような会議室を持っていない企業は多いです。今回は【催事を成功させるために理解しておきたい貸会議室の知識】について迫ります。


 

催事会場として利用する貸会議室の強み!






貸会議室を利用する場合には会議や商談をクライアントがアクセスしやすい場所に借りることが多いです。しかし、それ以外にも数百名単位の参加者を招くようなシンポジウムやセミナーの会場として利用するケースもあります。そして、催事にも使うようになってきています。

貸会議室を催事で利用する場合には、どういった魅力があるのでしょうか。「催事」とは、展示会や季節ごとに実施するイベントなど特別な催し物全般をいいます。会社内に大きい会議室があっても、催事の目標としている来場者の人数を収容できなければ意味がありませんし、催事の目的に応じたディスプレができないと催事はできません。そのために必要に応じレンタルスペースを借りる必要がでてきます。

大都市を中心に色んな用途で利用できる展示場や催事場があります。それ以上に注目されているのが「貸会議室」です。どういった魅力があるのでしょうか。

テーマや目的に応じた部屋が選べることでしょう。

催事を実施する目的は企業や個人によって違います。展示する品物が多い場合は可能な限り広いスペースを確保したいでしょう。また、来場者の利便性を考えると主要駅から近い貸会議室を借りたいのです。

一般的な貸会議室ならば催事のテーマや目的に応じて部屋を選べます。部屋の広さや設備の種類も違いますから、催事の目的がはっきりしていたら、それぞれの用途にマッチした貸会議室を選べるのです。広さも十分にあれば、ハイクオリティーで満足度の高い催事を実施することができるでしょう。





 

貸会議室の場所は自由に選べる!




告知を見て足を運んでくれる人たちもいますし、買い物のついでに立ち寄った人たちもいます。実施する催事によって多くの来場者を目指しますから大切なことは場所選びです。

主要都市の周辺に多数の貸会議室が点在しています。その中から駅から近かったり、主要駅から電車の乗り継ぎがなくアクセスできるとか、乗り換えが少ないところを選びましょう。徒歩で数分の距離ならば人気が高いですから競争率も激しいです。催事が決まったら早めに予約することが大事です。




 

貸会議室ならば催事に必要な設備や備品が揃っているので便利!







催事を開催するには展示物をディスプレイするテーブルやゲストに座ってもらうイスなどの設備や備品が必要です。貸会議室はこういったニーズに対応できます。例えば、ゲストに説明をしながら商品を紹介する場合は、マイクや音響設備・講演台が必要ですし、展示物をキレイに見せるための照明機器を効果的に利用できます。スクリーンやプロジェクターを使用して映像を流したりするしかけも用意できます。自分達で揃える負担が軽減できます。




 

法人だけでなく個人で催事を開催する場合に利用できる貸会議室





貸会議室の魅力として法人だけでなく個人でも使えることがあり、ニーズが拡大しています。会社説明会・シンポジウム・セミナー・打ち合わせや会議などビジネス要素のイメージが強いですが、近頃は趣味の教室・同好会・同窓会・女子会など友達同士や仲の良いグループが貸会議室を利用しています。

個人で活動しているアーティストの作品を展示する催事として貸会議室が使われていることもあります。普通の展示会と比較して貸会議室の場合はコスト負担も少なくて済みますので個人利用にも向いています。予算に応じて色々な部屋から自由に選べるから人気があるのです。



 

催事を成功させるポイントとは?






個人でも法人でも利用できる貸会議室のニーズは毎年拡大しています。初めて催事を貸会議室でする場合には知っておきたいこともあります。それをまとめておきましょう。


 
(1)機材の使い方をどうするのか


貸会議室には催事の目的にあった備品や機材が揃っていることですが安心してはいけません。使い方を知らなければ進行が上手くゆかないこともあります。事前に機材の使い方をマスターしておくか、当日貸会議室運営会社のサポートをお願いするようにしておきましょう。

初めて催事を開催する場合は特に機材が使えないとトラブルになってしまいます。どうしても自分達で操作できないならば、無理をしないでスタッフのサポートを依頼したほうが無難です。


 
(2)防音設備はどうなっているのか


BGMを流したり、マイクを使ったりする場合は防音設備にも注意をしておきたいですね。静かな環境を求める催事・展示会の場合は隣の部屋から漏れてくる音が気になることもあります。より良い催事にする場合には、貸会議室の様子を事前に内覧しておくことが大切です。防音設備に関しては案外忘れがちになります。当日、音楽を鳴らす予定ならば、その音源を実際に流して音漏れがないかどうかを確認しておくようにしましょう。


 
(3)喫煙所があるのかないのか


催事の実施目的で客層に喫煙者が多いと想定される場合は喫煙所の有無にも注意しましょう。敷地内に喫煙所があればゲストに負担をかけることも少ないです。催事を実施する部屋からできるだけ近い場所に喫煙所があることが望ましいですね。


 
(4)ケータリングの有無


催事の場合はドリンクや食事を提供するケースは少ないですが、それも催事の内容によって違います。もしも提供をする催事ならば、ケータリングができるかどうかを確認しておきましょう。最近の貸会議室はいろいろな利用目的に対応しています。女子会とかパーティー・懇親会場としても利用されていますから、ケータリングサービスも充実しているところが多いです。

催事場の隣に、そういったゲスト同士の親交を深めることができたり、商談スペースがあったりすれば場所を移動することも最小限ですみます。懇談会的な雰囲気を演出できますので効果的ですね。



 

まとめ





催事を成功させるために理解しておきたい貸会議室の知識をご紹介しました。催事を成功させるためには細かい点にも配慮が必要なのです。いろいろな目的で使える便利な貸会議室は催事にも十分に対応できます。

自社に会議室を持たない会社でも利便性が高いレンタルスペースとして重宝できると思います。催事となると100人以上のスペースが欲しいですが、そんな広さの会議室を常に持っているような企業は少ないと思います。さまざまな工夫をすればするほど質の高い催事を開催することができます。貸会議室運営会社は催事に関してのノウハウも持っています。実際に賃貸の契約をすると駅近物件は高額な負担になります。

貸会議室は必要なときだけ使えますので、格安料金になります。常設の催事場が不要な場合で自社へのアクセスが不便ならば、貸会議室を使って催事を実施することは価値ある方法です。キレイな貸会議室や豪華な貸会議室ならば、催事の魅力度もアップしますし、来場者も多くなるでしょう。特に土日祝日でアクセスが良くリーズナブルな貸会議室は早ければ1年前から予約ができます。競争率が高いですから、催事のスケジュールも前広に計画して早めに予約をすることをおすすめします。




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